Giao tiếp trực tiếp đời thường có những nguyên tắc thì giao tiếp trực tuyến cũng có những phạm trù buộc dân công sở phải nhớ kỹ để đạt được hiệu quả.

Bên cạnh chuyên môn, giao tiếp là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng đối với dân văn phòng. Nếu như trước đây, dân văn phòng thường giao tiếp một cách trực tiếp với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp và sếp thì trong mùa dịch, khi đa phần chúng ta phải làm việc ở nhà, hình thức giao tiếp đã dần chuyển sang trực tuyến, thông qua các ứng dụng.

Những tưởng giao tiếp trực tuyến cũng chẳng có quá nhiều sự sai khác so với giao tiếp trực tiếp, tuy nhiên, sự thật không phải vậy. Có vô vàn những câu chuyện mà nếu không tỉ mỉ cũng như tinh tế, dân văn phòng không thể nhận ra. Phàm việc gì mới lạ đều cần có thời gian làm quen và học hỏi; giao tiếp, trao đổi công việc trực tuyến cũng không ngoại lệ. Bên dưới đây là 5 nguyên tắc giúp dân công sở có thể trao đổi công việc trực tuyến một cách hiệu quả hơn:

1. Biết mình đang nói chuyện với ai

Hàng ngày, dân văn phòng phải trao đổi với rất nhiều đối tượng từ khách hàng đến đối tác cũng như đồng nghiệp. Do đó, trong các ứng dụng trao đổi công việc trực tuyến, có rất nhiều nhóm được lập ra. Tương ứng, mỗi nhóm sẽ có những thành phần tham gia khác nhau. Có nhóm bao gồm khách hàng và sếp, có nhóm lại chỉ có đối tác và đồng nghiệp, có hội nhóm lại chỉ dành riêng cho chị em đồng nghiệp thân thiết cùng nhau tám chuyện.

Mỗi đối tượng tương ứng sẽ yêu cầu một cung cách giao tiếp khác nhau. Đơn cử, những nhóm có sếp, chúng ta không thể bỗ bã, thích gì nói nấy, thả ga thể hiện cá tính. Hoặc những nhóm chỉ toàn chị em đồng nghiệp thân thiết, chúng ta có thể thoải mái hơn, không quá gò bó tạo cảm giác không thân thiện. Thêm một điều nữa cần lưu ý, những thành viên được thêm vào nhóm sau vẫn có thể đọc được những tin nhắn trước đó, cho nên chị em công sở cần cân nhắc một cách kỹ lưỡng trước khi cho một ai đó bất kỳ vào nhóm.

2. “Đã xem”

Đứng ở góc độ là người gửi tin nhắn hoặc truyền đi thông điệp, chị em công sở sẽ cảm thấy thế nào khi không nhận được phản hồi mà thay vào đó là hai chữ “Đã xem” hiện diện dưới góc phải màn hình.

Hãy trả lời hoặc chủ động xác nhận ra chúng ta đã tiếp nhận thông điệp hoặc những tin nhắn liên quan mà đồng nghiệp hay khách hàng gửi. Nếu đang bận tiến hành một công việc nào đó khác và không muốn bị làm phiền bởi những tin nhắn được gửi đến một cách liên tục, đừng ngần ngại chia sẻ với mọi người để tắt thông báo và sẽ kiểm tra lại sau khi mọi việc đã được hoàn thành.

3. Bỏ “boom” tin nhắn

Hãy thử hỏi bản thân, chúng ta cảm thấy như thế nào khi vừa quay lại sau khi rửa tay hoặc ăn cơm, đã có hàng trăm tin nhắn của đồng nghiệp đang chờ được đọc? Chắc hẳn một cảm giác chán ngán, hụt hẫng sẽ xâm chiếm tâm hồn và cũng chẳng ai buồn đọc cho bằng hết. Điều này chẳng có gì đáng ngạc nhiên bởi 37% dân văn phòng trên khắp thế giới đang đồng cảm cùng chúng ta.

Vì lẽ đó, đừng bao giờ bỏ “boom” tin nhắn mà thay vào đó hãy trao đổi một cách từ tốn. Nếu những tin nhắn chưa được đồng nghiệp đáp lại thì đừng vội vàng nhắn tiếp. Hãy để những cuộc hội thoại diễn ra hai chiều đều đặn như cách chúng ta chơi môn bóng bàn.

4. Đừng dông dài

Dông dài, kể lể là kẻ thù của hầu hết các cuộc hội thoại, cả trực tiếp lẫn gián tiếp. Cho nên đừng “vòng vo tam quốc” mày hãy đi thẳng vào vấn đề một cách trực diện, khúc chiết, gãy gọn và vô cùng dễ hiểu. Tuy nhiên, chị em công sở cũng được quá ngắn gọn vì dễ mang đến cảm giác không tôn trọng cho những người xung quanh. Còn nếu vấn đề quá phức tạp và cần nhiều thời gian cũng như ngôn từ để diễn giải, đừng ngần ngại tổ chức một cuộc họp trực tuyến, nơi văn nói có khả năng làm rõ câu chuyện hơn văn viết.

Share: