Vào năm 1906, một nhà kinh tế người Ý tên là Vilfredo Pareto đã quan sát thấy hàng năm, khoảng 20% số cây đậu Hà Lan ông trồng trong vườn nhà cho ra đến 80% hạt đậu thu hoạch được.

Điều này khiến Pareto suy nghĩ về sản lượng kinh tế ở quy mô lớn hơn. Ông bắt đầu nhận ra, trong nhiều ngành công nghiệp, xã hội, hay thậm chí là ở các công ty khác nhau, 80% năng suất thường đến từ 20% số nhân sự tích cực nhất.

Điều này được gọi là Nguyên tắc Pareto, hay còn được biết đến với cái tên Quy luật 80/20.

Quy luật 80/20 nói rằng 80% đầu ra sẽ đến từ 20% đầu vào

Từ trước tới nay, nguyên tắc 80/20 được áp dụng phổ biến nhất trong các tình huống kinh doanh. Các doanh nghiệp tinh ý đã nhận thấy: 20% khách hàng mang đến 80% lợi nhuận; 20% đại diện bán hàng tạo ra 80% doanh số; và 20% phí tổn chiếm tới 80% tổng chi phí.

Về mặt quản lý thời gian, họ cũng tìm ra rằng 80% thành quả công việc được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc hiệu quả và 80% giá trị được đóng góp bởi 20% nhân viên.

Các ví dụ là rất nhiều, có thể kể mãi không hết. Tất nhiên, không ai thực sự ở đó để đo từng li từng tí, nhưng tỷ lệ xấp xỉ 4/1 xuất hiện liên tục. Cho dù trên thực tế số phần trăm chính xác có là 76/24 hay 83/17 thì điều đó cũng không quan trọng lắm.

Nguyên tắc 80/20 trở thành một công cụ quản lý phổ biến được sử dụng rộng rãi để tăng hiệu quả và hiệu quả trong kinh doanh và sản xuất.

Điều này vẫn được truyền bá cho tới ngày nay. Nhưng ít người nghĩ sẽ ứng dụng quy luật trên vào cuộc sống sinh hoạt hoặc vào những lĩnh vực xã hội khác.

Dưới đây là một vài ví dụ:

• Đâu là 20% tài sản đem lại cho bạn nhiều lợi nhuận nhất?
• Bạn dành ra 20% toàn bộ thời gian cá nhân làm gì để đạt được 80% niềm vui cho mình?
• 20% những người thân quen làm bạn hạnh phúc nhất là ai?
• 20% trong số quần áo bạn thường mặc đến 80% là gì?
• 20% thực phẩm bạn ăn thường xuyên đến 80% là gì?

Rất dễ dàng, phải không? Chỉ là, trước đây, bạn chưa bao giờ nghĩ về chúng.

Và một khi bạn đã trả lời xong, bạn hoàn toàn tìm được cách tăng hiệu quả cho cuộc sống của mình. Chẳng hạn, nếu bạn xác định được 80% số người chỉ cho bạn thêm được 20% niềm vui, thì hãy dành ít thời gian hơn với họ. Hoặc đối với 80% những thứ vớ vẩn mà bạn chẳng thèm đụng tới, hãy vứt bớt hoặc bán chúng đi. Làm điều tương tự với 80% quần áo mà bạn thường để mốc meo dưới hòm.

Xác định 20% thực phẩm bạn ăn trong 80% thời gian có thể sẽ giải thích cho việc bạn có giữ chế độ ăn uống lành mạnh hay không và bạn cần điều chỉnh nó như thế nào. Bạn không nhất thiết phải ăn kiêng. Điều duy nhất bạn cần làm là đảm bảo 20% thực phẩm bạn ăn trong 80% thời gian là tốt cho sức khỏe.

Lần đầu áp dụng nguyên tắc 80/20, tôi đã lập tức nhận ra một vài vấn đề.

Một vài sở thích (như xem TV và chơi điện tử) chiếm đến 80% thời gian, nhưng chỉ mang lại cho tôi 20% sự thỏa mãn. Tôi đã không hề vui khi dành 80% thời gian với một số người bạn (do đó cuộc sống xã hội của tôi không hạnh phúc). 80% số tiền tôi chi hoàn toàn không có lợi cho một lối sống lành mạnh.

Những điều này đã làm tôi sáng mắt, chúng truyền cảm hứng để tôi trở nên khôn ngoan hơn trong lối sống. Tôi bỏ chơi game và xem truyền hình cùng một lúc. Tôi nỗ lực xác định những người bạn mà tôi muốn dành nhiều thời gian hơn và tôi đã chú ý hơn đến những thứ mà mình mua. Và tất nhiên, nguyên tắc 80/20 cũng có thể được áp dụng trong công việc.

Những nhiệm vụ nào bạn dành 80% thời gian để thực hiện nhưng chỉ mang lại 20% kết quả (kiểm tra email nhiều lần, viết ghi nhớ, suy nghĩ quá nhiều về những quyết định không quan trọng, v.v.)?

20% khối lượng công việc nào giúp bạn gặt hái được 80% sự tin tưởng và công nhận từ đồng nghiệp và sếp?

Và cuối cùng, bạn cũng có thể áp dụng quy luật này cho đời sống tình cảm và các mối quan hệ xã hội. Đâu là 20% hành vi gây ra hầu hết những lục đục nội bộ trong các mối quan hệ của bạn? Đâu là 20% các cuộc hội thoại đem tới 80% sự thân mật với người yêu của bạn?

Đây là những câu hỏi quan trọng mà phần lớn chúng ta chưa bao giờ xem xét.

Tôi không nói rằng mọi khía cạnh của cuộc sống này đều sẽ được tối ưu hóa bằng phương pháp 80/20; hay chúng ta tuyệt đối kiểm soát và gây ảnh hưởng được đến hiệu suất thông qua quy luật trên. Không phải như vậy, không có gì là tuyệt đối, bạn nên hiểu rằng đây là thứ mà chúng ta có thể chịu trách nhiệm và cải thiện được, chỉ vậy thôi.

Dù sao thì, những thay đổi bạn có thể thực hiện trong ngày hôm nay dựa trên nguyên tắc 80/20 là gì?

Một trong những câu trả lời rõ ràng nhất, tất nhiên, là sự sở hữu. 80% những gì bạn đang có chỉ mang lại cho bạn một chút niềm vui hay hạnh phúc. Vậy nên hãy bắt đầu tối giản hóa cuộc sống bằng cách phân loại những đồ vật xung quanh.

Rõ ràng, quy tắc 80/20 không nhất thiết phải trở thành một chế độ cứng nhắc (đừng để nó trở thành quy luật 80% áp dụng – 20% kết quả). Hãy nghĩ về nó như một công cụ, một lăng kính để thông qua đó, nhận biết các khía cạnh của cuộc sống một cách thông minh hơn. Hãy ngồi xuống và suy nghĩ về nó, thậm chí có thể viết nó ra. Bạn có thể sẽ ngạc nhiên với những vấn đề mà bấy lâu nay bạn chưa từng biết đến.

Share: