Đừng vội ngán ngẩm nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu dày cộm. Để cân bằng giữa cuộc sống và công việc, giảm bớt sự căng thẳng mệt mỏi chúng ta có rất nhiều phương pháp sắp xếp và quản lý thời gian. AHCOM sẽ cùng bạn chia sẻ ở bài viết dưới đây.

Công cụ lập kế hoạch – quản lý thời gian

Chúng ta đã quá quen với việc sử dụng các công cụ như máy vi tính, lịch… để sắp xếp công việc và lên kế hoạch cho các dự định cần làm. Nhưng đừng quên một cách làm truyền thống, hiệu quả mà lại ít gặp rủi ro đó là ghi lại công việc trong cuốn sổ tay.

Trước tiên hãy tạo cho mình một lịch làm việc bằng cách ghi vào cuốn sổ những công việc cần làm. Đặc biệt sau các cuộc gặp tại văn phòng, đừng quên ghi chú lại cẩn thận. Nhờ những list làm việc rất khoa học như vậy giúp bạn không bị nhầm lẫn giữa việc nào làm rồi và việc nào chưa làm.

Rèn luyện tư duy tổ chức

Tư duy tổ chức có phải điều gì đó quá to tát hay chỉ là những ai làm “sếp” mới cần. Hãy bỏ qua suy nghĩ đó và thử nhìn lại bàn làm việc của mình. Đơn giản các tổ chức được thể hiện từ những điều nhỏ nhất mà bạn gặp gỡ hàng ngày. Không nên để bàn làm việc của mình bị tài liệu lấn sân, bạn sẽ không biết bắt đầu từ công việc nào và lục tìm tài liệu giấy tờ ra sao. Mọi thứ trên bàn hay trong văn phòng phải được để đúng nơi, đúng chỗ để tiện cho việc sử dụng.

Một không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp khiến bản thân có hứng khởi vào mỗi buổi sáng, sắp xếp tài liệu, báo chí, quản lý file tài liệu khoa học lúc cần sẽ tìm thấy ngay đó chính là kỹ năng mà một nhân viên văn phòng cần có.

Sắp xếp tài liệu trên máy tính

Với một nhân viên văn phòng, phương tiện làm việc chính hầu hết đều trên máy tính. Hãy học cách sắp xếp, phân loại các tài liệu cho khoa học theo từng thư mục. Nhiều người có thói quen lưu tất cả ra ngoài màn hình desktop, tuy nhiên điều này về lâu dài sẽ khiến màn hình trông rất rối mắt. Cách tổ chức tài liệu hiệu quả nhất đó là sắp xếp chúng theo các cây thư mục.

Trong từng thư mục lớn đó bạn lại tổ chức thành các tập tin nhỏ hơn. Như vậy vừa tiết kiệm được thời gian khi tìm kiếm, vừa tiện cho việc ghi nhớ và sử dụng dễ dàng hơn.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên tuỳ theo mức độ công việc

Với một nhân viên văn phòng, đừng quên “đánh số” cho các công việc mình được giao:

– Thứ nhất: Đánh số công việc thuộc độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số 1, việc bình thường đánh số 2, việc không gấp đánh số 3

– Thứ 2: Dùng bút nhiều màu hoặc tô màu vào bảng kế hoạch để đánh dấu các công việc. Ví dụ việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen chẳng hạn.

– Thứ 3: Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp. Điều này có thể linh động tùy vào mỗi văn phòng nhưng hãy làm sao để các tài liệu của bạn được sắp xếp khoa học và dễ tìm nhất.

Vào ngày cuối tuần làm việc bạn có thể dành ra khoảng 15 đến 30 phút cho việc sắp xếp cũng như tổng kết công việc của một tuần, sắp xếp lại nơi làm việc gọn gang. Chính những điều đó lại tăng hiệu quả làm việc và bạn cũng bớt đi những áp lực trong công việc.

Hãy hoàn thành công việc của mình

“Công việc không nuôi người nhàn hạ” dù bạn làm việc ở bất cứ đâu và với mức lương như thế nào. Đặc biệt với những ai mới bắt đầu công việc. Bạn có thể chưa làm “vượt” ngoài sự mong đợi, nhưng hãy có trách nhiệm với những kế hoạch mà mình đã cam kết và cố gắng thực hiện nó một cách tốt nhất. Không một ai bắt đầu làm việc đã giỏi, và không một vị sếp nào thành công mà không cần cố gắng.

Biết được việc gì là việc quan trọng

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang làm công tác quản lý. Những người quản lý dù ở cấp độ nào cũng đều được phân biệt được: Việc nào là việc quan trọng, việc nào là mấu chốt và cần giải quyết ngay.

Còn  bạn, trước tiên để phấn đấu thành một nhân viên giỏi bạn cần phải linh hoạt và nhạy bén để xác định được mục tiêu của mình là gì? Những gì có thể xảy ra và phương án giải quyết. Hãy chủ động với công việc và làm quen với cách sắp xếp thời gian cũng như kế hoạch của bản thân. Đó không chỉ là cách để bạn hoàn thành tốt công việc mà đó là cách để bạn có kỹ năng hoàn thiện chính mình.

AHCOM VIỆT NAM 

DOANH NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI VIỆT NAM KINH DOANH TRONG LĨNH VỰC XE Ô TÔ 

CAM KẾT CỦA AHCOM VIỆT NAM 

Tạo lập và duy trì môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, minh bạch.

Xây dựng một tổ chức bền vững tạo ra nhiều giá trị mới cho khách hàng.

Cung cấp những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao với giá hợp lý.

Đóng góp sức mình xây dựng cộng đồng, và môi trường tốt đẹp hơn.

Share: